Durant l’intercanvi hi haurà una tutorització permanent des de l’EAD Llotja instrumentalitzada a través del tutor. Abans de partir és obligatori aportar la més àmplia documentació de contacte disponible de la destinació per tal d’estar permanentment en contacte amb l’alumne/a.
Abans d’anar-se’n l’alumne/a ha d’estar matriculat/da. Si realitza el segon curs, haurà d’omplir un document on s’indicarà la correlació entre els mòduls de la universitat d’acollida I els mòduls de EAD Llotja.
És obligatori també formalitzar un contracte d’estudis, anomenat “Learning Agreement”, on consten les assignatures que es vol estudiar, així com els crèdits que corresponen. Aquest document és una de les parts més importants del conveni i requereix una sèrie de passos establerts per un protocol d’actuació. Ha d’estar acceptat i firmat pel coordinador de especialitat i el cap d’estudis de la seu. El Learning Agreement ha de tenir un mínim de 30 crèdits per estudis i 15 crèdits per la realització del projecte final. És obligatori aprovar almenys un 70% dels crèdits.
L’alumne hauria de marxar amb el contracte tancat. Tot i així es permet corregir o acabar de redactar el “Learning agreement” un cop al centre d’acollida. És convenient establir una data màxima raonable per disposar d’aquesta informació (immediatament després del 30 de novembre per als alumnes de curs complet i immediatament després del 30 de març per als de segon semestre). Després d’aquesta data només cal modificar el contracte per alguna causa sobrevinguda que impedeixi cursar l’assignatura triada al centre de destí.
Tots l’alumnat seleccionat (excepte nadius en la llengua de destinació), abans de signar el seu Acord d’Aprenentatge, han de realitzar una prova de nivell en línia, els resultats dels quals es comunicaran a l’estudiant i a la institució. Això permetrà a aquesta conèixer el nombre de beneficiaris potencials del curs on-line.
En signar l’Acord d’Aprenentatge, els estudiants seleccionats per al curs es comprometen a la seva realització.
A l’arribada, l’alumne s’ha de presentar al responsable d’intercanvis del centre i lliurar-li el document “Certificat d’arribada”, que s’haurà d’enviar emplenat i firmat per email, a la Coordinació de Mobilitat Internacional de l’EAD Llotja. A partir de la recepció d’aquest document, l’alumne rebrà el 80% de l’ajut de la Unió Europea.
Per tal de no desvirtuar els sistemes d’avaluació derivats de l’Espai Europeu d’Educació Superior, no serà possible cursar assignatures “presencials” mentre s’estudia a l’estranger.
Al seu retorn, l’alumne sol·licitarà, amb l’informe favorable del seu corresponent coordinador de centre, el reconeixement dels estudis realitzats. Per això és indispensable la presentació d’una certificació de notes on hi consti el nom de les assignatures cursades, la qualificació obtinguda i el nombre de crèdits realitzats. Ha de recollir l’aprofitament de l’estada o certificat de notes, que s’adjuntarà a l’expedient acadèmic de l’alumne. (Transcript of Records)
També haurà d’obtenir un document on hi consti la durada de l’estada total del seu Erasmus, amb data d’arribada i data de sortida (Certificate of Attendance).
Al finalitzar l’intercanvi és OBLIGATORI presentar els documents finals en un termini màxim de dues setmanes, i no serà fins després de l’entrega d’aquests, que s’ingressarà el 20% restant de l’ajut.
Es pot ampliar l’estada, però sempre que hi estiguin d’acord tant el centre d’acollida, com el coordinador. S’ha de presentar per escrit a la Coordinació de Mobilitat Internacional el formulari previst per ampliació d’estada.
Si durant la mobilitat sorgeix algun motiu de força major que no permeti una estada mínima de tres mesos, l’alumne haurà de justificar per escrit la interrupció d’aquests estudis i, és l’Organisme Autònom (OAPEE) qui, en últim terme, decideix sobre la devolució de l’aportació econòmica.